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La programmazione alla base di tutto.

La programmazione dell’attività del centro minibasket è fondamentale per la buona riuscita della stagione, attenzione che per  “buona riuscita della stagione” non è il numero di vittorie sul totale delle partite giocate, ma ben sì il rapporto tra gli obiettivi prefissati a inizio stagione e obiettivi finali ottenuti.

Per prima cosa dobbiamo fare l’anamnesi del nostro centro minibasket, non solo dei gruppi, ma anche dei dirigenti, dell’efficienza e della collaborazione tra dirigenti, staff e genitori.

Per esperienza personale la mia prima analisi si sofferma sulla gestione del Centro valutando i seguenti punti:

  1. numero di persone che gestiscono il centro (dirigenti)
  2. numero di istruttori
  3. numero iscritti totali e per annata.
  4. numero di gruppi iscritti ai tornei federali
  5. iniziative svolte nell’anno sportivo
  6. presenza sul territorio

Una volta fatta l’analisi di questi punti è possibile evidenziare punti deboli e punti di forza, andando a definire gli obiettivi a lungo e medio termine (anche triennali)

In una società moderna come la nostra dove le offerte formative per i bambini sono molteplici, bisogna puntare sulla serietà e sulla coerenza, perseguendo gli obiettivi condivisi con la dirigenza. Molto spesso capita che a inizio anno si dica a genitori ed iscritti che il minibasket è un giocosport che permette ai bambini di crescere in un ambiente sano, dando a tutti la possibilità di imparare e migliorare accrescendo la propria autostima e la fiducia; ma poi capita che dopo qualche mese alcuni bambini vengono convocati poco alle partite, che quando andiamo a vedere il settore giovanile gli allenatori “Sbraitano” contro i ragazzi perché sbagliano, che a tornei importanti convochiamo solo i 10 bambini più forti. Bene, tutto questo è l’esatto opposto di quello che i genitori si aspettano da noi. E questo è deleterio per il bambino e per il centro minibasket che vedrà diminuire gli iscritti.

Quindi la parola da usare con dirigenti, istruttori e genitori è COERENZA dentro e fuori dal campo. Difficile da mantenere ai tempi nostri ma non impossibile.

Dall’esperienza di Project managment si possono applicare 10 semplici regole anche allo sport.

  1. DEFINIRE GLI OBIETTIVI E LA DURATA DEL RAGGIUNGIMENTO DI TALI OBIETTIVI
  2. PIANIFICARE OGNI SINGOLA FASE PER RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI
  3. STABILIRE I TEMPI DI REALIZZAZIONE DI OGNI SINGOLA FASE
  4. STABILIRE DEI TRAGUARDI INTERMEDI (MILESTONE) QUALI EVENTI, FESTE, OPEN DAY
  5. PREVEDERE UN SISTEMA DI CONTROLLO (FEEDBACK)
  6. DEFINIRE LA SQUADRA DI LAVORO E DARE RUOLI E INCARICHI PRECISI
  7. PIANIFICARE RISORSE E MATERIALI PER OTTIMIZZARE I TEMPI
  8. RICORDARSI CHE IL LAVORO DI UNO INFLUISCE SU TUTTO IL PROGETTO
  9. COMPRENDERE CHE UNA PERSONA LAVORA NEL GRUPPO PER IL GRUPPO
  10. GARANTIRE LA CONDIVISIONE DELLE INFORMAZIONI

 

  1. Definire obiettivi chiari, raggiungibili e condivisi.

A inizio stagione si definiscono gli obiettivi, potrebbe essere solo aumentare il numero degli iscritti, oppure puntare su un campionato competitivo per un gruppo o il mantenere squadre mono annata di 12-15 ragazzi; l’importante è che siano obiettivi raggiungibili.

  1. Pianificare ogni singola fase per raggiungere gli obietti: avere una strategia

Dopodiché si lavora sulla strategia per ottenere tali obiettivi: nel caso volessimo aumentare le iscrizioni, dovremmo lavorare sul volantinaggio, sulla pubblicità nel territorio, su corsi scolastici. Anche per la strategia si possono individuare parole chiave come TENACIA e COSTANZA. Dobbiamo perseguire il progetto anche se all’inizio non avremo risultati immediati, ma non dobbiamo demordere.

  1. Stabilire i tempi di realizzazione di ogni singola fare

E’ importante darsi dei tempi per ogni singola fase, per esempio se a inizio stagione dovrò lavorare sul volantinaggio e sui contatti con le istituzioni locali (scuole, comune, oratori), è ovvio che tale fase non può durare tutta la stagione. Il mio obiettivo è raggiungere più famiglie possibili per farmi conoscere.  Questa fase non ha inizio a settembre, ma bensì al termine della stagione precedente, diciamo Giugno e terminerà a ottobre. E’ la fase più importante perché si prepara lo staff della stagione successiva, si promuove l’attività con CAMP estivi, tornei e altro; si concorda con le istituzioni il piano palestre e con le scuole i progetti da far partire nel prossimo anno scolastico.

Altra fase è quella delle iscrizioni (o pre-iscrizioni se si è ben organizzati), anche questa ha tempi ben precisi e solitamente termina a fine ottobre, anche se poi le iscrizioni si prendono anche durante tutto il corso dell’anno.

Queste sono due momenti (fasi) che troviamo nella gestione del centro minibasket, ce ne sono molti altri; quello che voglio mettere in evidenza è il fatto della definizione di un tempo di inizio ed un tempo di fine, in questo modo riesco a sequenziare o parallelizzare le attività ottimizzando tempo e risorse.

  1. Stabilire dei traguardi intermedi

A Seguito della definizione e della programmazione di ogni singola fase, riesco a programmare eventi e dedicarci le giuste risorse. Esempi di mailstone del centro minibasket che aiutano a condividere gli obiettivi e a conoscere le famiglie:

  • OPEN DAY (facciamoci conoscere da tutta la comunità)
  • FESTA DI NATALE (giochi e divertimento, rinfreschi, gare con i genitori)
  • CAMP INVERNALE (2 o tre giorni sulla neve per le famiglie)
  • FESTA DELLA MAMMA (giochiamo con le mamme e divertiamoci)
  • TORNEI FINE STAGIONI (aiutano ad amalgamare i gruppi)
  • OPEN DAY (abbiamo lavorato bene, facciamolo sapere alla comunità)
  • CAMP ESTIVI (aiutano a creare squadra e ci si diverte un mondo)
  1. Prevedere un sistema di controllo (feedback)

Ad ogni fase del progetto cerchiamo di avere dei riscontri per capire se la direzione intrapresa è corretta e se l’obiettivo è raggiungibile nei tempi prefissati. Ad ogni evento verifico se c’è stato un riscontro positivo, raccolgo feedback dai bambini e dai genitori, parlo con lo staff per capire se si può far meglio. Non gongoliamoci sui complimenti ma piuttosto analizziamo i commenti negativi e lavoriamo su questi. In questo caso I PERMALOSI non aiutano. Ideale è concordare riunioni periodiche per discutere delle attività in corso e dei problemi riscontrati.

  1. Definire la squadra di lavoro e dare ruoli e compiti ben precisi

Molte volte le persone che dedicano il proprio tempo nel centro minibasket non sono tantissime, si è sempre in cerca di genitori e persone che amano questo sport. Il fatto di coinvolgere i genitori è indispensabile. Ma anche gestire le poche risorse a disposizione in modo disordinato alla fine non aiuta.

Quindi è indispensabile stabilire sin da subito lo staff e i compiti. Questo ha due vantaggi: da un lato tutti si sentono coinvolti nel progetto e responsabilizzati, dall’altro i compiti vengono divisi e non si accentrano tutti su una persona.

I ruoli sono legati alle singole fasi del progetto, quindi anche se le risorse sono ridotte ma ci si è data una cronologia temporale degli eventi, si riesce a condurre in porto il progetto.

  1. Pianificare risorse e materiale per ottimizzare i tempi

Questo punto è legato al precedente, se definisco i ruoli, e per ogni fase dedico determinate persone e metto loro a disposizione del materiale adatto, sono sicuro che potranno raggiungere gli obiettivi in minor tempo. Sembra banale, ma nel mondo reale è difficile avere tempo, risorse e materiale.

  1. Ricordare che il lavoro di un singolo influisce su tutto il progetto

Questo punto è fondamentale, qui bisogna coinvolgere le persone e condividere gli obiettivi, se c’è entusiasmo tutto viene più facile. Alcuni leggono questo punto nel senso che, se uno sbaglia, tutto può andare male ed è lui la causa del fallimento.

Io la leggo in modo positivo e cioè, se ho lavorato bene e ho creato armonia nello staff e tutti condividono gli obiettivi, tutti si sentiranno responsabilizzati e a dare il meglio nell’attività. Ricordiamoci che la maggior parte dei centri minibasket è fatta da volontariato, da entusiasmo e passione; non dobbiamo perdere queste risorse.

  1. Comprendere che una persona lavora nel gruppo per il gruppo.

Anche questo punto è legato al precedente, deve passare il messaggio che il lavoro svolto non è fine a se stesso ma si sta lavorando per migliorare e raggiungere gli obiettivi.

  1. Garantire la condivisione delle informazioni

Il centro minibasket non lavora a compartimenti stagni, non è che ogni squadra, dirigente e istruttore sono parte a se. Tutti facciamo parte dello stesso centro minibasket e quindi le informazioni devono essere condivise.

Se tutti sono informati su tutto e c’è condivisione delle informazioni, nessuno potrà pronunciare la frase “io non lo sapevo”.

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